日志标签 ‘协同办公’

协同办公的文档管理

2013年11月30日

协同办公的文档管理怎样才算好用?下面我们从几个方面分析看看:

一、很方便的分享文档给同事或合作伙伴

只需要上传一次,通过邮件或短信或网页弹窗通过用户查看,记录查看次数,用户可对该文档进行评分或增加标签。甚至进行二次传播。

文档有更新的时候自动通过邮件或手机短信通知客户,随时掌握最新的文档状态。

二、任何时间、任何地方都可以查看或编辑文档

通过台式电脑、手提电脑、平板电脑、 ipad, iphone, galaxy等设备查看或编辑文档。

在国内出差或到国外旅行都可以随时、随地查看资料,当然要根据用户权限进行过滤。

三、自动版本记录

自动化记录文档每次修改的历史,用户只需要关心最新的内容,系统忠实地记录每次修改的历史。当需要的时候又可以随时比较不同版本之间的差异,随时恢复指定版本。

协同办公

协同办公有哪些方法?

2013年11月17日

协同办公有哪些方法?协同办公是一个很广泛的名词,协同就是多人同时做一件事,办公就是公司下达的任务,例如编写文档,评审文档,共同完成一个项目等,下面我们列出常用的处理办法:

一、用好现有的工具

网络共享文件:网络共享的文件可以多人访问,同时编辑要根据文件类型决定,例如文本文件同时编辑就会互相覆盖,因为记事本程序没有考虑多人编辑的情况。excel, word目前对这个部分支持,别人修改的时候可以提醒,但需要进行额外的设置。

二、使用免费开源的软件或系统

有一些免费开源的软件,例如Zimbra,已经包括了任务、日历、联系人、即时通讯、邮件这几个主要的协同功能,属于网页版本的,所以是跨平台,跨设备的,但要运行在linux环境。

三、购买商业的专业软件

购买专业的商业软件,例如SharePoint,除了任务、日历、联系人、即时通讯、邮件这些主要的功能,还与office紧密连接,在线同时编辑,多人协作,工作组网站等功能都很好用,但费用比较高,所以目前主要在大公司使用,小公司可以考虑使用foundation版本,小很多功能,但属于相同的平台,勉强够用。

协同办公

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