日志标签 ‘文档管理’

协同办公的文档管理

2013年11月30日

协同办公的文档管理怎样才算好用?下面我们从几个方面分析看看:

一、很方便的分享文档给同事或合作伙伴

只需要上传一次,通过邮件或短信或网页弹窗通过用户查看,记录查看次数,用户可对该文档进行评分或增加标签。甚至进行二次传播。

文档有更新的时候自动通过邮件或手机短信通知客户,随时掌握最新的文档状态。

二、任何时间、任何地方都可以查看或编辑文档

通过台式电脑、手提电脑、平板电脑、 ipad, iphone, galaxy等设备查看或编辑文档。

在国内出差或到国外旅行都可以随时、随地查看资料,当然要根据用户权限进行过滤。

三、自动版本记录

自动化记录文档每次修改的历史,用户只需要关心最新的内容,系统忠实地记录每次修改的历史。当需要的时候又可以随时比较不同版本之间的差异,随时恢复指定版本。

协同办公

文档管理系统的版本管理

2013年11月24日

文档管理系统的版本管理是怎样的?我们从下面几个方面介绍

一、版本管理

版本管理最基本的是“文件修改的时候增加一个版本”,可以指定版本号,是草稿状态还是发布版本。

版本号要按规则增加,规则可以自定义,就像ISO对文件命名的要求一样。

可以很方便的恢复到指定版本

二、内容比较

主流的office文件要可以互相比较,例如office word, WPS word,Excel等。

可以方便的识别出文件修改的部分

知道谁在什么位置修改了什么内容

三、版本生命周期

文件从创建到消毁经历一个周期,如果版本能够管理到整个周期那将会很方便。

文档管理

版本管理作为文档管理很重要的部分,减轻用户识别,查找最新文件,防止文档管理混乱有很大作用。所以版本管理基本上是文档管理系统的标准配置。

基于SharePoint的文档管理系统是什么样的?

2013年11月10日

SharePoint最初是做文档管理的,后来扩展为内容管理,企业门户,企业搜索,到最近几年做协同办工然后收购yammer扩展SNS,功能是越来越多,也越来越复杂,前段时间写了一个比较清楚介绍SharePoint是什么?的文章,可以供参考。

文档管理系统顾名思议就是做文档管理的,文档管理包括文档生命周期和文档流通情况跟踪,最好让分发出去的文档还能回收,这是理想状态。实际使用的时候电子文档被复制出去,基本上已经无法回收,因为网络发达的今天随便一个资料都会被多个地方保留。

SharePoint拥有天然优势是与微软的Office软件套件高度集成,在线预览Office文件,桌面Office编辑直接上传回SharePoint,这些功能在其它文档管理系统是难以实现的,微软Windows和Office发行的时候已经包含SharePoint需要的东西,SharePoint发行的时候也会补充Office的功能。

SharePoint文档管理系统还将这些功能提高到一个协作处理的高度,例如Excel Service, Project Service都是分散编辑或查看,集中计算或二次处理。这些已经超出一般的文档管理系统很远的距离,再加上灵活强大的二次开发扩展功能,无敌了!

SharePoint

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