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文档管理系统的权限控制

2013年12月2日

文档管理系统的权限控制怎么设计才能即安全又不会增加用户操作复杂度?如果使用传统的“功能-角色-人员“或再加一个横向的增、删、改、查等,维护的工作量会很大,创建角色的时候就会很多工作,要一个一个功能勾选,再将角色分配给人员。

SharePoint的权限体系从外面看是很简单的,为用户分配角色,用户登录后系统根据角色自动过滤显示内容。如果与AD接上,那就更简单,整个集团的人员和用户组都在AD上面,SharePoint会自动同步AD的信息到Sharepoint里面,所以这个时候授权就变为对AD的用户或角色进行授权。使用AD还有一个好处,可以进行用户组套用户组,在SharePoint里面的用户组是不能套用户组的。

从内部看,SharePoint的权限可以控制到每一个对象,例如列表里面的每一条记录,文档库里面的每一个文档都可以单独设置权限,或承继列表的权限,列表又承继网站的权限,这样就一级一级的减少工作,也可以满足一些个别控制的场景。

安全

文档管理系统的版本管理

2013年11月24日

文档管理系统的版本管理是怎样的?我们从下面几个方面介绍

一、版本管理

版本管理最基本的是“文件修改的时候增加一个版本”,可以指定版本号,是草稿状态还是发布版本。

版本号要按规则增加,规则可以自定义,就像ISO对文件命名的要求一样。

可以很方便的恢复到指定版本

二、内容比较

主流的office文件要可以互相比较,例如office word, WPS word,Excel等。

可以方便的识别出文件修改的部分

知道谁在什么位置修改了什么内容

三、版本生命周期

文件从创建到消毁经历一个周期,如果版本能够管理到整个周期那将会很方便。

文档管理

版本管理作为文档管理很重要的部分,减轻用户识别,查找最新文件,防止文档管理混乱有很大作用。所以版本管理基本上是文档管理系统的标准配置。

基于SharePoint的文档管理系统是什么样的?

2013年11月10日

SharePoint最初是做文档管理的,后来扩展为内容管理,企业门户,企业搜索,到最近几年做协同办工然后收购yammer扩展SNS,功能是越来越多,也越来越复杂,前段时间写了一个比较清楚介绍SharePoint是什么?的文章,可以供参考。

文档管理系统顾名思议就是做文档管理的,文档管理包括文档生命周期和文档流通情况跟踪,最好让分发出去的文档还能回收,这是理想状态。实际使用的时候电子文档被复制出去,基本上已经无法回收,因为网络发达的今天随便一个资料都会被多个地方保留。

SharePoint拥有天然优势是与微软的Office软件套件高度集成,在线预览Office文件,桌面Office编辑直接上传回SharePoint,这些功能在其它文档管理系统是难以实现的,微软Windows和Office发行的时候已经包含SharePoint需要的东西,SharePoint发行的时候也会补充Office的功能。

SharePoint文档管理系统还将这些功能提高到一个协作处理的高度,例如Excel Service, Project Service都是分散编辑或查看,集中计算或二次处理。这些已经超出一般的文档管理系统很远的距离,再加上灵活强大的二次开发扩展功能,无敌了!

SharePoint

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