存档在 2013年11月

协同办公的文档管理

2013年11月30日

协同办公的文档管理怎样才算好用?下面我们从几个方面分析看看:

一、很方便的分享文档给同事或合作伙伴

只需要上传一次,通过邮件或短信或网页弹窗通过用户查看,记录查看次数,用户可对该文档进行评分或增加标签。甚至进行二次传播。

文档有更新的时候自动通过邮件或手机短信通知客户,随时掌握最新的文档状态。

二、任何时间、任何地方都可以查看或编辑文档

通过台式电脑、手提电脑、平板电脑、 ipad, iphone, galaxy等设备查看或编辑文档。

在国内出差或到国外旅行都可以随时、随地查看资料,当然要根据用户权限进行过滤。

三、自动版本记录

自动化记录文档每次修改的历史,用户只需要关心最新的内容,系统忠实地记录每次修改的历史。当需要的时候又可以随时比较不同版本之间的差异,随时恢复指定版本。

协同办公

office365的skypedrive pro使用方法

2013年11月28日

office365是微软云版本的sharepoint,自带一个skydrive pro,可以将实现本地和服务器上的文件双向同步,连线的时候更新文件,离线编辑、查看文件,上线将修改后的文件上传到服务器,整个过程由skydrive pro自动完成。

在安装office 2013的时候已经自动安装了skydrive pro,所以使用过程很简单

一、打开skydrive pro客户端

Office365 1

二、启动后在右手边的任务图标栏有一个skydrive pro的图标,右键点击,选择菜单”sync a new library”

Office365 2

Office365 3在这里输入office 365网站的文件库路径即可,

例如“https://xxx.sharepoint.com/Shared Documents”

点击“sync now”这样就会自动将文档库的内容同步到本机。文件修改后会自动触发skydrive pro执行同步。

很方便吧,其实就相当于一个企业内部的云存储,我还没有测试过大文件,目前使用的文件库基本上在3百m左右,感觉还可以。

Lync 2013发消息给skype帐号

2013年11月27日

Lync 2013客户端在win2008 r2 64bit环境登录不了,然后在别一台相同配置的电脑登录成功,暂时未换到原因,已经按照网上的教程

1  打开“运行” 命令窗口

2  输入certmgr.msc,回车,出来证书。去“个人”里面把你的账号的那个删除,然后再登陆试一下。

还是没有效果,感觉是登录的时候会调用一个网页,这个和sharepoint designer登录一样的,估计是同一个方法(这个要求网页登录的时候打个勾,记住用户)。下面介绍怎么用Lync 2013发消息给skype帐号。

按下面的步骤即可:

1.在office 365的管理中心,打开“外部通讯”功能
中文帮助
http://office.microsoft.com/client/15/help/home?Shownav=true&lcid=2052&ns=O365PROADMIN&ver=15&services=MCOLITE%2cSHAREPOINTLITE%2cEXCHANGE_L_STANDARD&HelpID=O365P_ExternalCommDesc
英文帮助
http://office.microsoft.com/client/15/help/home?Shownav=true&lcid=2057&ns=O365PROADMIN&ver=15&services=MCOLITE%2cSHAREPOINTLITE%2cEXCHANGE_L_STANDARD&HelpID=O365P_ExternalCommDesc

2.安装最新版本的skype

Lync 1
3.在lync 2013里面添加其它组织的联系人(skype)

Lync 2
4.在skype里面同意添加

注:里面有一个小问题,刚开始使用xx@gmail.com帐号的skype不可以,然后用"window帐户“登录,再绑定现有skype帐号即可。

 

未能发送此消息,因为 xxx@xxx.com 不具有对您的组织网络的权限,或者地址不正确。请与您的支持团队联系。

 

通讯的效果

Lync 3

 

 

 

让 Lync Online 用户可以在组织外部进行通信

Lync Online 可以帮助组织中的人员保持联系。 您也可以让这些人员向他们的 Lync 联系人列表添加组织外部的 Lyncskype 用户。转至“管理”>“服务设置”>“即时消息、会议和电话会议”>“外部通信”以打开或关闭此功能。

重要信息

  • 您可能必须等待多达 24 小时,更改才会生效。
  • 不能建立与非 Skype 即时消息提供程序之间的连接。

提示    有关设置任务的完整列表,请参阅 操作实例:设置 Lync Online 外部通信

下面是详细信息:

  • 其他公司中的 Lync 用户   其他组织也必须允许外部联系人。仅支持您和另一位 Lync 用户均可用的功能。

如果要与具有定制 Lync 服务器的组织进行通信,请推荐他们参阅 TechNet 文章 为 Lync Online 客户配置联合身份验证支持

  • Skype 用户   使用自己的 Microsoft 帐户(以前称为 Windows Live ID)登录

SKYPE* 用户可用
不对 SKYPE* 用户提供

  • 联机状态
  • 个人对个人的即时消息
  • 个人对个人的音频呼叫
  • 在 Skype 中查找并添加 Lync 联系人
  • 视频对话
  • 与三个或更多联系人进行 IM 或音频对话
  • 桌面和程序共享

* 使用 Microsoft 帐户(以前称为 Windows Live ID)登录的 Skype 用户。

此文章对您是否有帮助?

不是我需要的文章

LYNC 2013客户端已经集成在office 2013安装包

2013年11月27日

今天要测试LYNC,只找到lync 2010的客户端,但手机上已经有2013,按道理应该有2013的客户端,经搜索后发现,原来lync 2013的客户端已经集成在office 2013里面。

so 我本机已经安装了,不用到处找。

Hi RamuIZKing,

Lync 2013 introduces a different approach to client deployment. In a departure from previous releases, Lync 2013 no longer has its own installer. Instead, Lync is included with the Office 2013 setup program. To deploy Lync 2013 to your users, you can use Office 2013 installation methods and customization tools.

For detailed information: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj204827%28v=ocs.15%29

Sorry for the inconvenience and thank you for understanding.

lync 2013 客户端

知识管理系统的搜索要求

2013年11月27日

知识管理系统对搜索的要求比文档管理系统要高很多,因为知识是无所不在的,所以搜索的范围也要支持扩展,基于SharePoint的知识管理系统就可以满足这样的要求,不但搜索范围可以扩展,连搜索结果都可以定制。搜索服务本身又可以作为单独的服务器或服务器群集部署,极大的满足各种高要求的生产环境。

SharePoint 2010的时候刚集成FAST搜索引擎,主要还是使用本身的企业搜索,FAST搜索对中文的支持不好,所以使用起来不方便。到了SharePoint 2013,FAST搜索更好用了,对中文支持也有了很多改善,但还未能与百度或google比较。应该是勉强够用吧,如果要好用些,还要自己进行一些配置或扩展。

除了日常的内容搜索外,一个完善的知识管理系统应该可以搜索人员和技能,甚至是一些定义了的资源。

FAST支持一些叫分词的功能,即指定一些特定词作为一个整体理解,例如公司名称,这个是不应该拆开的。

企业级搜索还要支持安全性限制,当前用户只能搜索自己有权限查看的内容。

FAST

cms内容管理系统推荐的几个

2013年11月26日

经常听到有人说”cms内容管理系统“这个词,在中国才会这样叫,因为CMS已经代表内容管理系统,后面再加上内容管理系统,重复了。但很多人就喜欢叫cms内容管理系统。

我使用过很多内容管理系统,所以在这里推荐几个我自己经常使用的

一、wordpress

全世界都知道这个,因为太出名了,个人用来做blog或者cms管理系统都可以,自带的功能经过很长时间和很多人的测试、完善,可以减少很多时间去做稳定的工作,如果觉得功能不足还可以动手进行扩展,它的扩展也很灵活的。

二、joomla

这个cms一出生就定位为开源cms,提供的功能也中规中矩,功能比wordpress多,偏向于cms的使用,所以也是值得推荐的。

三、sharepoint

虽然很多人反应sharepoint慢,占用资源大,但他的优点是整合了企业需要的大部分功能,而且允许进行二次开发,是企业级的内容管理系统,已经有很多企业在使用。

最后补充一下,上面的都是国外产品,其实国内也有一些很经典的cms,例如帝国cms、织梦cms

cms

档案管理系统的安全性要求

2013年11月25日

档案管理系统必需考虑文档的安全性,档案一般进行分级管理,例如,档案管理员日常是这样分级的:
1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。
那么,作为电子化的档案管理系统怎么实现这些要求?可能有以下的方法应对:

查看文件需要插入硬件加密的usbkey才能打开,硬件还可以是其它的,例如指纹,视网膜等

文件链接限制ip地址,限制查看时间。防止打印,防止复印,截屏,限制查看次数等是基本的限制,如果文件可以下载回来,限制时间到后自己销毁。

安全性越高,操作越复杂,这是一个没有止境的过程,只能做到相对安全。
文件保护

文档管理系统的版本管理

2013年11月24日

文档管理系统的版本管理是怎样的?我们从下面几个方面介绍

一、版本管理

版本管理最基本的是“文件修改的时候增加一个版本”,可以指定版本号,是草稿状态还是发布版本。

版本号要按规则增加,规则可以自定义,就像ISO对文件命名的要求一样。

可以很方便的恢复到指定版本

二、内容比较

主流的office文件要可以互相比较,例如office word, WPS word,Excel等。

可以方便的识别出文件修改的部分

知道谁在什么位置修改了什么内容

三、版本生命周期

文件从创建到消毁经历一个周期,如果版本能够管理到整个周期那将会很方便。

文档管理

版本管理作为文档管理很重要的部分,减轻用户识别,查找最新文件,防止文档管理混乱有很大作用。所以版本管理基本上是文档管理系统的标准配置。

OCR文字识别引擎tesseract的使用方法

2013年11月23日

先从google下载tesseract的安装程序

https://tesseract-ocr.googlecode.com/files/tesseract-ocr-setup-3.02.02.exe

安装的时候最好选择中文(简体繁体)字库,识别中方会好些

安装后在 C:\Program Files (x86)\Tesseract-OCR 有tesseract.exe的命令行程序,直接调用它就可以识别图片里面的文字

假设当前目录是:C:\Program Files (x86)\Tesseract-OCR,使用命令行就可以识别出图片里面的内容:

tesseract.exe b.jpg b -l chi_sim

b.jpg:在C:\Program Files (x86)\Tesseract-OCR目录下面的一张图片

b:识别后输出的文件名称,不需要后缀,默认是txt

-l chi_sim:使用C:\Program Files (x86)\Tesseract-OCR\tessdata目录下面的“chi_sim.traineddata”作为字库,后缀可以不输入,其它语言的字库可以另外下载。

如果不指定字库,默认使用英文识别,例如:tesseract.exe b.jpg b

tesseract除了命令行启用,还可以使用接口调用,在安装的时候可以选择API,然后参照文档进行编写。

OCR

SharePoint List item数量超过5000的解决办法

2013年11月22日

List项目超过5000

SharePoint一个list里面的item数量超过5000会提示“视图无法显示,因为超过管理员限制设定的列表视图阈值

在CSDN里面有比较好的解决方案,在这里先记录下来,以后有用

方案一,定期自动归档

不用写TimerJOb, 可以用contenttype的retention进行设置移动和过期策略。
1. 点击Library Settings
2. 如果没有启动“管理content Type”, 先启动起来
3. 进入文档库使用的content type,->Information policy
4.设置过期和移动策略:可以通过比较时间移动/也可以通过某个状态移动等等等。

 

方案二,为视图设置过滤条件

5000这个阈值的设置主要是防止数据库性能损耗(SQL Server在查询的时候会判断如果一次返回结果超过5000左右,会将整张表锁定,返回后再解锁;而SharePoint的数据存储结构是同一个内容数据库中的所有列表都在一张表中,整张表锁定会影响其他列表/文档库的读取性能),于是从2010开始设置了5000这个默认的阈值(当然是可以调整的,楼上也给过方法)
解决办法基本上有如下几种:
1、定期归档,楼上也给过方案了,可以使用SharePoint内置的文档策略进行归档;如果不够或者是Foundation,也可以自己写TimerJob或者计划任务来做;
2、使用文件夹,这个阈值限制只是当前文件夹内的所有条目数量,所以合理规划文件夹也可以解决这个问题;
3、使用视图的筛选条件,可以把默认视图加一个筛选条件,并把第一个筛选条件用到的字段开启索引(在列表设置界面中),SharePoint读取视图条目的时候,会根据第一个字段(需要加索引)进行一次预判,如果在这个字段筛选后总数不超过5k也可以正常显示

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